Posta Elettronica Certificata Obbligatoria per Architetti e Ingegneri
Il recente Decreto Legge “anti crisi” (28 novembre 2008) prevede che professionisti iscritti a un Albo e imprese si dotino obbligatoriamente di una casella di Posta Elettronica Certificata, uno strumento che permette l’invio di messaggi e-mail che hanno lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Cosa dice il Decreto
Tutto è contenuto nell’art. 16, che parla di “Riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese”.
“[...] I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge.”
Si tratta di un sistema già molto diffuso in altri paesi europei, che speriamo contribuisca a semplificare le comunicazioni fra professionisti, imprese e Pubbliche Amministrazioni, e a ridurne tempi e costi. Dovrebbe sostituire gran parte delle comunicazioni cartacee inviate per raccomandata, invio di documentazione, richieste, concorsi, gare, notifiche di atti giudiziari, etc.
Ma i Comuni lo sanno?
Dovrebbero. Nel nostro paese il condizionale è sempre dovuto, anche quando è legge. Questo obbligo è tale per la Pubbliche Amministrazioni già dal novembre 2007 (Codice dell’Amministrazione Digitale, marzo 2005). Ne avete avuto notizia? Vi siete mai sentiti dire “architetto! non si scomodi a mandarci i documenti per raccomandata, non perda tempo alla posta, ci mandi tutto per Posta Certificata”.
Per motivi principalmente legati all’inerzia delle Pubbliche Amministrazioni e forse anche a una scarsa propensione degli italiani verso le nuove tecnologie che non servano a divertirsi o a telefonare, questo strumento, in circolazione da qualche anno, non è molto comune, anzi.
Il Governo lo sa bene come stanno le cose, tant’è che ribadisce il concetto per quelle amministrazioni ancora indietro nell’attuazione della riforma. Sempre all’art. 16: “Le amministrazioni pubbliche [...], qualora non abbiano provveduto ai sensi dell’articolo 47, comma 3, lettera a), del Codice dell’Amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, istituiscono una casella di posta certificata per ciascun registro di protocollo e ne danno comunicazione al Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione, che provvede alla pubblicazione di tali caselle in un elenco consultabile per via telematica.”
Eccolo qui l’elenco delle pubbliche amministrazioni che si sono dotate di un indirizzo di posta elettronica certificata. Al momento non ne troverete molte. Ma si tratta di un obbligo di legge, possiamo e dobbiamo far valere i nostri diritti.
gli Albi degli indirizzi P.E.C.
La comunicazione ha il valore di una raccomandata A.R. solo se sia mittente che destinatario hanno una casella PEC. Se anche una delle due caselle non è una PEC, non ha valore legale.
Per questo diventa importante la costituzione degli elenchi degli indirizzi. Per le P.A. abbiamo già visto. Per le imprese ci vorranno almeno tre anni (“Entro tre anni dalla data di entrata in vigore della presente legge tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l’indirizzo di posta elettronica certificata”).
Ai professionisti dovranno pensare gli Ordini professionali. Dice l’art. 16: “Gli ordini e i collegi pubblicano in un elenco consultabile in via telematica i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata”.
È una piccola grande rivoluzione. Non solo gli Albi dovranno pubblicare in via telematica (= Internet) i nostri indirizzi di casa o di studio, ma anche i nostri indirizzi di Posta Elettronica Certificata. E che nessuno cominci a lamentarsi di violazioni della privacy. Gli Albi esistono perché il professionista deve essere rintracciato. Un indirizzo PEC non è la nostra mail personale.
Il legislatore si è anche preoccupato di specificare che l’accesso a questi elenchi non debba costare nulla. Comma 10: “La consultazione per via telematica dei singoli indirizzi di posta elettronica certificata nel registro delle imprese o negli albi o elenchi costituiti al sensi del esente articolo avviene liberamente e senza oneri.”
Onori ed oneri. Consultarla periodicamente e costantemente.
Non sono tutte rose e fiori. Ci sono vantaggi e forse qualche problema.
Il Decreto ribadisce che possiamo inviare (o ricevere) comunicazioni senza un esplicito assenso dal destinatario. Comma 9: “le comunicazioni tra i soggetti [...] possono essere inviate attraverso la posta elettronica certificata, senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo”.Tradotto vuol dire che non solo abbiamo l’obbligo di avere una casella PEC, ma che la dobbiamo anche consultare regolarmente.
E anche frequentemente! A questo riguardo si è già aperto un dibattito sui termini di decorrenza dal ricevimento della raccomandata, pardon, del messaggio. Se infatti con la raccomandata normale i termini di decorrenza partivano da quando ricevevo la lettera o quando l’andavo a ritirare all’ufficio postale, ora i termini di decorrenza partono di fatto dalla data di consegna al server, che è praticamente immediata.
Per limitare il problema suggeriamo alcune soluzioni di facile utilizzo:
- la prima è ovvia: consultare giornalmente la casella PEC;
- se disponibile, attivare il meccanismo di notifica (viene inviato un messaggio alla mia casella personale al momento in cui ricevo un messaggio sulla PEC);
- reindirizzare tutta la posta PEC sulla propria casella personale.
Evitare il rischio di spam
Sappiamo bene che rendere pubblico un indirizzo di posta su un sito web aumenta significativamente il rischio di trovarci la casella piena di messaggi su rolex, viagra e cialis. Auspichiamo che questi elenchi vengano pubblicati dagli Ordini con quegli stratagemmi che servono ad evitare lo scaricamento selvaggio degli indirizzi.
Anche perché “[...] L’estrazione di elenchi di indirizzi è consentita alle sole pubbliche amministrazioni per le comunicazioni relative agli adempimenti amministrativi di loro competenza”. Quindi gli Ordini non potranno cedere i nostri dati per pubblicità o altri scopi.
Per questo motivo alcuni provider di posta certificata impediscono la ricezione di messaggi da indirizzi di posta non certificati. Una limitazione che garantisce l’assenza di spam dalla nostra casella ufficiale.
Un costo aggiuntivo (?)
Il succo del discorso è che avremo un indirizzo di posta in più e anche una spesa in più. Fortunatamente si tratta di una cosa affrontabile, parliamo di 5 euro l’anno. Con due raccomandate ce la siamo ripagata.
Non sarà un costo per tutti. Sappiamo che alcuni Ordini professionali (Architetti Roma e Ingegneri Roma) forniscono già gratuitamente una casella PEC ai propri iscritti. Altri Ordini (ad es. Lucca) hanno stipulato convenzioni per accedere a prezzi molto bassi. Fateci sapere se la cosa si diffonde. Purtroppo abbiamo verificato che alcuni Ordini hanno invece stipulato convenzioni con società che praticano prezzi più alti di quelli che abbiamo indicato. Fate attenzione.
Sul tema dei prezzi abbiamo verificato differenze anche di 8 volte fra un fornitore e un altro. Possiamo solo dire che le specifiche di una casella di Posta Elettronica Certificata sono stabilite per legge, quindi tutte le caselle PEC sono uguali, non ce n’è di migliori o peggiori. Possiamo tranquillamente prendere quella che costa meno. Se vi propongono qualcosa a più di 5 euro non c’è motivo, a meno di servizi aggiuntivi, come il costo di un dominio proprio (es. @pec.mariorossi.it).
I servizi che abbiamo verificato essere più convenienti sono quelli di ArubaPEC, eGigaPEC. Ma esiste anche un Elenco Pubblico dei gestori del servizio di Posta Elettronica Certificata.
E la Firma Digitale?
In una raccomandata normale di solito inseriamo documenti firmati, progetti timbrati. La PEC garantisce che sia io a spedire quel messaggio con quegli allegati. Tutto viene tracciato, dall’invio alla consegna.
Dobbiamo innanzitutto assicurarci che quello che inviamo non sia modificabile, e qui ci viene in aiuto il buon vecchio caro formato PDF, possibilmente protetto da copia.
Finché gli allegati e il messaggio PEC rimangono insieme ritengo che non sia indispensabile firmare digitalmente quei documenti, anche perché diamo per scontato che se invio dei documenti con la mia firma grafica o il timbro, vuol dire che sono i miei. Ma se si vuole dare valore legale (paternità) alla firma apposta sul singolo allegato, separato dalla PEC, allora questi andranno firmati digitalmente. In questo modo, una volta aperto il messaggio, gli allegati contenuti rimarranno sempre associati alla firma.
La Firma Digitale è uno strumento complesso, più difficile da usare, con alcune complicazioni tecniche introdotte dai nostri legislatori. Affronteremo la questione più diffusamente in un altro articolo. Per chi vuole informarsi c’è sempre il sito del CNIPA.
Bufale
Facendo un giro sul web per realizzare questo articolo abbiamo trovato pubblicate alcune bestialità, anche gustose, che riportiamo per sfatarle da subito. Anche suwikipedia abbiamo trovato delle imprecisioni, ma per fortuna erano segnalate.
La pec è un meccanismo costoso.
Dipende. Il costo di una raccomandata con ricevuta di ritorno è di 3.20 euro. Una PEC costa dai 3 ai 5 euro + IVA l’anno. E in più c’è da calcolare il tempo che perdi in fila alla posta. Fate voi il calcolo.
Ogni messaggio costa un euro
Falso! O almeno non so chi è che lo fa. Il costo dei servizi che abbiamo provato è annuo e non ci sono limiti all’invio o ricezione di messaggi. Ci mancherebbe!!!
La pec non si può consultare con programmi pirata.
Falso! Questa è davvero gustosa. Ma chi le mette in giro? La PEC è una casella di posta normale, che si può leggere con i normali client di posta. La differenza sta nelle ricevute di invio o di ricezione che vengono generate automaticamente ogni qual volta inviamo o riceviamo un messaggio. E poi, anche se fosse, i più usati programmi di posta sono gratuiti. Perché averlo pirata???
Da una mail PEC a una mail non PEC equivale a una raccomandata semplice
Falso! Il Codice di Amministrazione Digitale prevede che il messaggio abbia valore legale solo nel caso in cui entrambe le caselle di posta siano certificate. Non sono previsti altri casi.
fonte notizia:Professionearchitetto
Mi permetto di aggiungere a questo articolo solo questo:
L’utilizzo della PEC si sta rapidamente diffondendo anche in molti altri settori in quanto permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali e si può usare anche per l’inoltro di comunicazioni che attestino l’invio ma non richiedano la certificazione della consegna (ad esempio le fatture):
- Invio di ordini, contratti, fatture
- Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
- Inoltro di circolari e direttive
- Gestione delle comunicazioni ufficiali all’interno di organizzazioni articolate o a “rete” (franchising, agenti, eccetera)
- Integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow.